5 erreurs qui coûtent cher aux acheteurs dans le choix d’un fournisseur de café
Le choix d’un fournisseur de café peut sembler anodin, mais il a des conséquences directes sur la qualité de service, la satisfaction des collaborateurs et l’image de l’entreprise. Un mauvais choix peut entraîner des coûts cachés, des problèmes logistiques et une perte de temps précieuse, tant pour vous que pour les collaborateurs. En effet, un fournisseur mal choisi peut transformer une simple pause-café en source de frustration quotidienne : machines en panne, café de mauvaise qualité, manque de réactivité du service après-vente… Autant d’éléments qui affectent le bien-être et la productivité des équipes.
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Pourtant, trouver le bon fournisseur peut s’avérer très compliquer : manque de transparence de la part des fournisseur, pression de la direction pour faire des économies, (in)satisfaction des collaborateurs concernant la qualité du café ou encore complexité des contrats. Tout ces éléments vous donnent l’impression de ne pas maîtriser les variables d’un bon achat et on vous comprend.
Alors, pour vous aider à faire le bon choix, découvrez sans plus tarder les cinq erreurs les plus courantes que commettent les acheteurs et comment les éviter.
1. Se focaliser uniquement sur le prix et négliger la qualité du café
L’achat d’un service café n’est pas qu’une question de budget. Bien que la pression financière soit forte, choisir le fournisseur le moins cher sans considérer la qualité du café peut se révéler catastrophique. Effectivement, celle-ci a un impact direct sur l’expérience des collaborateurs, leur motivation et même leur productivité.
- Un café bas de gamme peut provoquer un désintérêt des employés et réduire leur satisfaction.
- Un mauvais assemblage ou une torréfaction médiocre peut donner un goût amer ou acide, dégradant l’expérience café.
- Un mauvais réglage de la machine peut complétement modifier le goût du café servi.
- L’absence de diversité dans l’offre (expresso, café allongé, bio, décaféiné) peut frustrer les consommateurs réguliers.
Par exemple, prenez une entreprise qui choisit un fournisseur au prix le plus bas sans tester la qualité du café.
Résultat : le café est mauvais, les collaborateurs se tournent vers les cafés extérieurs, augmentant les dépenses, la productivité (ça prend forcément plus de temps aux collaborateurs d’aller chercher leur café en extérieur plutôt que dans la salle de pause) et diminuant la convivialité en interne. L’entreprise doit donc changer de fournisseur, occasionnant des frais supplémentaires et une perte de temps.
La recommandation de Maison Lyovel :
Optez pour un fournisseur qui propose un café de qualité, issu d’assemblages maîtrisés et d’une torréfaction adaptée. Privilégiez les grains soigneusement sélectionnés, comme ceux de Maison Lyovel, qui offrent une richesse aromatique et une expérience café optimale.
2. Sous-estimer l’importance du service et de la maintenance
Un fournisseur ne se limite pas à livrer du café. Un service de qualité est un gage de sérénité pour vous et les collaborateurs de votre entreprise. Il inclut, entre autres, une maintenance proactive, un approvisionnement régulier et un accompagnement personnalisé.
- Un manque de réactivité entraîne des perturbations : une machine en panne non réparée rapidement impacte directement la satisfaction des employés.
- Un SAV inexistant engendre des coûts cachés : certaines entreprises réalisent trop tard que le remplacement de pièces ou les interventions sont facturés en supplément.
- Une logistique défaillante nuit à la continuité du service : une gestion mal optimisée des stocks peut entraîner des ruptures d’approvisionnement.
- L’absence de proximité ralentit les interventions : un fournisseur éloigné peut allonger les délais de livraison et d’assistance.
- Des solutions de paiement sur les machines inadaptés peuvent entrainer une nonconsommation du café. Par exemple, une machine qui n’accepte que des pièces alors que les collaborateurs sont plus habitués à n’utiliser que la carte bleue ne servira que peu de cafés.
La recommandation de Maison Lyovel :
Faites appel à un fournisseur qui propose un service complet et réactif.
Maison Lyovel, par exemple, assure un entretien préventif pour éviter les pannes, garantit une gestion des stocks optimisée et offre une assistance rapide avec des équipes proches de vous. Grâce à une implantation locale, Maison Lyovel peut intervenir rapidement et propose des solutions de paiement flexibles pour une gestion simplifiée.
3. Ignorer les engagements RSE du fournisseur
Le respect de l’environnement et des critères sociétaux est devenu un critère d’achat stratégique pour vous. Un fournisseur responsable doit s’engager activement sur plusieurs axes comme :
- Un café issu d’une production responsable : optez pour des fournisseurs garantissant des grains issus d’une agriculture respectueuse des producteurs et de la biodiversité.
- Une réduction de l’empreinte carbone : privilégiez un fournisseur engagé pour un avenir plus durable.
- Des actions concrètes en entreprise : un fournisseur engagé doit proposer des solutions comme la collecte et le recyclage des marcs de café.
- Un soutien aux communautés locales : choisissez un fournisseur qui travaille avec des producteurs équitables et favorise des initiatives solidaires.
Imaginez si vous sélectionnez un fournisseur sans certifications.
Après un audit RSE, votre direction vous annonce que vous devez changer en urgence de prestataire, ce qui va encore vous demander du temps mais aussi augmenter les coûts.
La recommandation de Maison Lyovel :
Assurez-vous que le fournisseur respecte une politique RSE transparente et active.
Maison Lyovel, par exemple, s’engage à travers son programme Common Grounds, qui repose sur trois piliers : l’approvisionnement responsable, la réduction de l’empreinte environnementale et la connexion des personnes. En choisissant un partenaire aligné sur vos valeurs, vous vous assurez une pause-café durable et en phase avec vos propres engagements.
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4. Manquer de flexibilité dans le contrat
Les besoins évoluent et un contrat trop rigide peut vous coûter cher.
- Une offre figée empêche d’ajuster les volumes selon l’évolution de votre entreprise.
- Un fournisseur non adaptatif peut vous imposer des frais pour toute modification.
- Des engagements trop longs limitent les possibilités d’optimisation.
- Un contrat de plusieurs années sans clause d’adaptabilité peut devenir un frein en cas d’évolution de vos besoins.
Prenez par exemple une entreprise qui signe un contrat de cinq ans sans clause d’ajustement. Avec la montée du télétravail, la consommation chute, mais elle continue de payer pour des volumes non consommés.
La recommandation de Maison Lyovel :
Optez pour un fournisseur qui propose des contrats flexibles, ajustables en fonction de l’évolution de vos besoins.
5. Oublier d’intégrer les utilisateurs finaux dans le choix
Un café de qualité est un facteur de bien-être et de productivité
- Une expérience café non adaptée aux préférences des employés peut générer du mécontentement.
- Un manque de diversité dans l’offre peut frustrer les collaborateurs.
- L’absence de tests utilisateurs peut limiter l’adoption et l’utilisation des équipements mis en place.
Prenez l’exemple d’une entreprise qui impose un café à ses salariés sans consultation. Le résultat final est une accumulation de plaintes en interne et des machines qui sont in fine sous-utilisées.
La recommandation de Maison Lyovel :
Faites tester le café par un panel d’employés avant de finaliser votre choix. Maison Lyovel accompagne ses clients en proposant des solutions adaptées aux attentes des collaborateurs, garantissant ainsi un service qui satisfait pleinement les utilisateurs finaux.
Conclusion
Le choix d’un fournisseur de café ne doit pas être dicté uniquement par le prix. En évitant ces cinq erreurs, les acheteurs peuvent garantir un service de qualité, optimiser leur budget et répondre aux attentes stratégiques de l’entreprise.
